admin Telephonie Durée : 03:04 min

Annuaire Sophia, créer, modifier et importer des contacts

Centralisez et tenez à jour vos contacts dans Sophia avec création manuelle, édition et import en masse via Excel.

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Étapes (avec timecodes)

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  1. 00:13
    Accéder à l'annuaire : Pour accéder à l'annuaire, cliquez sur Annuaire dans le menu latéral gauche. Vous arrivez sur la liste des contacts avec la possibilité de rechercher, filtrer et ajouter de nouveaux contacts.
  2. 00:36
    Ajouter un contact : Cliquez sur Ajouter un contact. Renseignez les informations d'identité : nom, prénom, fonction et organisation. Vous pouvez ajouter une photo si besoin. Ajoutez ensuite un ou plusieurs numéros (fixe et ou mobile) et, si utile, un numéro abrégé associé. Terminez en ajoutant l'adresse email du contact.
  3. 00:58
    Modifier ou supprimer un contact : Pour éditer un contact, cliquez sur son profil dans la liste afin d'ouvrir sa fiche. Faites défiler puis cliquez sur Modifier, mettez à jour les informations et pensez à Sauvegarder. Si nécessaire, vous pouvez aussi Supprimer le contact depuis cette fiche.
  4. 01:27
    Importer des contacts en masse principe général : Vous pouvez importer des contacts externes en masse via un fichier Excel. Pour cela, revenez au niveau du site puis ouvrez le menu Import.
  5. 01:51
    Import Excel étapes 1 et 2 modèle et préparation : L'import se fait en trois étapes. Dans l'interface d'import, cliquez sur Import puis sélectionnez Contacts externes. Téléchargez ensuite le fichier Excel modèle, ouvrez le classeur, activez la modification, puis renseignez vos contacts dans les colonnes prévues. Quand la liste est prête, enregistrez le fichier.
  6. 02:26
    Import Excel étape 3 lancer et vérifier le statut : De retour dans Sophia, cliquez sur Suivant puis importez le fichier Excel complète. Lancez l'opération avec Démarrer l'import. L'import peut prendre quelques minutes : vous suivez l'avancement. Le résultat Réussite ou Échec s'affiche dans la colonne Statut. Une fois terminé et réussi, les contacts apparaissent immédiatement dans l'annuaire et peuvent être recherches et filtres.

Résumé

L'annuaire Sophia vous permet de centraliser vos contacts et de les maintenir à jour avec création manuelle ou import Excel.

Avant de commencer

  • Avoir accès à Sophia et au bon périmètre pour gérer l'annuaire.
  • Preparer des informations fiables pour éviter les doublons.

FAQ

Quelles informations sont recommandees pour créer un contact ?
À minima, renseignez nom, prénom, organisation et un numéro. Ajoutez l'email si vous voulez faciliter les rappels et les transferts.
À quoi sert un numéro abrégé ?
Un numéro abrégé permet d'appeler plus vite certains contacts en utilisant une numérotation courte (raccourci).
Comment savoir si mon import Excel à fonctionne ?
Une fois terminé, la colonne statut indique la réussite ou l'échec.
Peut-on importer depuis un CSV ?
Sophia propose un import base sur un modèle Excel. Si vous partez d'un CSV, copiez vos données dans le fichier modèle avant import.

Ressources