admin Telephonie Durée : 03:04 min

Annuaire Sophia creer, modifier et importer des contacts

Centralisez et tenez a jour vos contacts dans Sophia avec creation manuelle, edition et import en masse via Excel.

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Étapes (avec timecodes)

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  1. 00:13
    Acceder a l annuaire : Pour acceder a l annuaire, cliquez sur Annuaire dans le menu lateral gauche. Vous arrivez sur la liste des contacts avec la possibilite de rechercher, filtrer et ajouter de nouveaux contacts.
  2. 00:36
    Ajouter un contact : Cliquez sur Ajouter un contact. Renseignez les informations d identite : nom, prenom, fonction et organisation. Vous pouvez ajouter une photo si besoin. Ajoutez ensuite un ou plusieurs numeros (fixe et ou mobile) et, si utile, un numero abrege associe. Terminez en ajoutant l adresse email du contact.
  3. 00:58
    Modifier ou supprimer un contact : Pour editer un contact, cliquez sur son profil dans la liste afin d ouvrir sa fiche. Faites defiler puis cliquez sur Modifier, mettez a jour les informations et pensez a Sauvegarder. Si necessaire, vous pouvez aussi Supprimer le contact depuis cette fiche.
  4. 01:27
    Importer des contacts en masse principe general : Vous pouvez importer des contacts externes en masse via un fichier Excel. Pour cela, revenez au niveau du site puis ouvrez le menu Import.
  5. 01:51
    Import Excel etapes 1 et 2 modele et preparation : L import se fait en trois etapes. Dans l interface d import, cliquez sur Import puis selectionnez Contacts externes. Telechargez ensuite le fichier Excel modele, ouvrez le classeur, activez la modification, puis renseignez vos contacts dans les colonnes prevues. Quand la liste est prete, enregistrez le fichier.
  6. 02:26
    Import Excel etape 3 lancer et verifier le statut : De retour dans Sophia, cliquez sur Suivant puis importez le fichier Excel complete. Lancez l operation avec Demarrer l import. L import peut prendre quelques minutes : vous suivez l avancement. Le resultat Reussite ou Echec s affiche dans la colonne Statut. Une fois termine et reussi, les contacts apparaissent immediatement dans l annuaire et peuvent etre recherches et filtres.

Resume

L annuaire Sophia vous permet de centraliser vos contacts et de les maintenir a jour avec creation manuelle ou import Excel.

Avant de commencer

  • Avoir acces a Sophia et au bon perimetre pour gerer l annuaire.
  • Preparer des informations fiables pour eviter les doublons.

FAQ

Quelles informations sont recommandees pour creer un contact
A minima, renseignez nom, prenom, organisation et un numero. Ajoutez l email si vous voulez faciliter les rappels et les transferts.
A quoi sert un numero abrege
Un numero abrege permet d appeler plus vite certains contacts en utilisant une numerotation courte (raccourci).
Comment savoir si mon import Excel a fonctionne
Une fois termine, la colonne statut indique la reussite ou l echec.
Peut on importer depuis un CSV
Sophia propose un import base sur un modele Excel. Si vous partez d un CSV, copiez vos donnees dans le fichier modele avant import.

Ressources