Résumé
L’annuaire Sophia vous permet de centraliser vos contacts et de les maintenir à jour. Vous pouvez créer une fiche manuellement, la modifier à tout moment, et supprimer un contact si besoin. Pour gagner du temps, l’import Excel permet d’ajouter une liste complète en quelques étapes, avec un suivi clair du statut d’import.
Avant de commencer
- Avoir accès à Sophia et au bon périmètre (site) pour gérer l’annuaire et lancer un import.
- Préparer des informations fiables : nom, prénom, organisation, numéros et email, pour éviter les doublons et les erreurs.
- Pour l’import Excel : disposer du fichier modèle et compléter les colonnes attendues avant de lancer l’opération.
Conseils & réglages
Un annuaire utile commence par des données propres
Un contact mal renseigné se retrouve rarement au bon moment. Une fiche simple et cohérente suffit souvent : identité, organisation et numéros corrects.
Renseignez l’organisation et la fonction
Ces informations facilitent la recherche et évitent la confusion quand plusieurs personnes portent un nom similaire.
Utilisez les numéros abrégés avec méthode
Réservez-les aux contacts fréquemment appelés ou aux numéros de service, pour conserver une logique claire.
Pensez à sauvegarder après chaque modification
Les changements ne sont pris en compte que si vous validez la mise à jour de la fiche.
Modifiez, puis enregistrez
Après édition, cliquez sur sauvegarder afin que les informations soient bien appliquées dans l’annuaire.
Supprimez uniquement si nécessaire
La suppression est utile pour retirer un contact obsolète, mais vérifiez d’abord qu’il n’existe pas une fiche équivalente à conserver.
Import Excel : sécurisez le résultat avant de lancer
Un import réussi dépend surtout de la préparation du fichier. Une vérification rapide évite la majorité des erreurs.
Utilisez le fichier modèle
Téléchargez le modèle Excel depuis Sophia et remplissez uniquement les colonnes prévues, sans modifier la structure.
Vérifiez avant d’importer
Contrôlez les numéros et les emails, puis enregistrez le fichier avant de le téléverser dans Sophia.
Appuyez-vous sur le statut pour valider l’opération
Le statut est votre point de contrôle : il confirme la réussite de l’import ou signale un problème à corriger.
- Suivi : l’import peut durer quelques minutes, selon la taille du fichier.
- Statut : la colonne indique réussite ou échec.
- Résultat : une fois réussi, les contacts apparaissent immédiatement dans l’annuaire.
FAQ
Quelles informations sont recommandées pour créer un contact ?+
A minima, renseignez nom, prénom, organisation et un numéro. Ajoutez la fonction et l’email si vous voulez retrouver plus facilement la bonne personne et faciliter les échanges.
À quoi sert un numéro abrégé ?+
Un numéro abrégé permet d’appeler plus vite certains contacts en utilisant une numérotation courte. Il est particulièrement utile pour les contacts fréquents ou les numéros de service.
Comment savoir si mon import Excel a fonctionné ?+
Pendant l’import, vous pouvez suivre l’avancement. Une fois terminé, la colonne statut indique la réussite ou l’échec. En cas de réussite, les contacts sont visibles immédiatement dans l’annuaire.
Où retrouve-t-on les contacts après un import ?+
Une fois l’import terminé et indiqué comme réussi, l’ensemble des contacts apparaît dans l’annuaire. Vous pouvez alors les rechercher, les filtrer et les utiliser comme n’importe quelle fiche contact.