Gestion des utilisateurs (Sophia)

Étapes (avec timecodes)

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1. 00:10
   Vue d'ensemble et navigation : Vous arrivez sur la fiche de paramétrage d'un utilisateur de téléphonie hébergée. L'interface est découpée en plusieurs sections pour naviguer facilement et modifier la configuration (informations générales, paramètres, renvois, messagerie vocale, etc). L'objectif est de définir comment l'utilisateur est joignable et comment ses appels sont traités en cas d'absence.
2. 00:30
   Informations générales numéro principal et numéros associés : Dans Informations générales, vous gérez la joignabilité. En plus du numéro principal, vous pouvez ajouter des numéros associés. Ces numéros servent à joindre l'utilisateur, mais aussi (si besoin) à être présentes comme numéro sortant. Vous pouvez aussi définir des numéros abrégés, utiles comme raccourcis de numérotation interne. Pour modifier, utilisez le bouton Modifier.
3. 00:51
   Modifier numéros et équipement puis enregistrer : Depuis l'écran de modification, vous pouvez ajouter ou retirer des numéros associés, ajouter ou retirer des numéros abrégés, et ajouter un commentaire si nécessaire. Validez ensuite avec Enregistrer pour confirmer. Enfin, vous pouvez associer un équipement (téléphone) à ce compte utilisateur parmi ceux enregistrés sur le site.
4. 01:23
   Paramètres touches de fonction : Dans la section Paramètres, les touches de fonction permettent de configurer l'affichage et les actions du téléphone. Trois types sont mis en avant : Raccourci (numérotation rapide vers un contact), Espace (case vide pour structurer l'écran), et Supervision (BLF) pour surveiller l'état d'un collaborateur (disponible, en communication, etc). Vous pouvez ajouter autant de touches que nécessaire, dans la limite du nombre de touches supportées par le téléphone.
5. 02:08
   Paramètres audio numéro présente et ne pas déranger : Dans Audio, vous personnalisez les messages et tonalités utilisees pendant les appels. Audio occupé : message joué quand la ligne est déjà en communication. Retour de sonnerie : tonalité ou message entendu par l'appelant pendant que le poste sonne. Audio en attente : message ou musique diffusée quand un appel est mis en attente. Pour modifier un audio, cliquez sur l'icône crayon et choisissez un fichier depuis la Médiathèque. Dans Numéro présente (CLI), vous choisissez ce qui s'affiche chez le correspondant en sortie : un numéro associé, le numéro du site, un autre numéro autorisé, ou même un numéro masqué. Enfin, Ne pas déranger bloqué les appels entrants.
6. 03:29
   Paramètres avancés appels simultanés et affichages : Les paramètres avancés influent directement sur le comportement des appels. Nombre maximum d'appels simultanés : limite le nombre d'appels que le poste peut recevoir en parallèle. Au-delà de la limite, les appels suivants basculent vers le traitement défini (messagerie, file, renvoi selon site). Affichage complémentaire en appel entrant : en plus du numéro appelant, vous pouvez choisir d'afficher par exemple le nom (si connu), le numéro appele (utile si plusieurs SDA), un SIP associé, ou le nom de la personne appelee. Enfin, en cas de redirection (appel arrive après un renvoi), vous pouvez choisir d'afficher l'identité complète, seulement l'appelant, ou masquer totalement les identités pour éviter les confusions (groupe, SVI, astreinte, etc).
7. 05:04
   Renvois d'appel direct et programme : Dans Renvois d'appel, vous configurez les renvois selon le contexte ou l'état de la ligne. Renvoi direct : transféré immédiatement tous les appels entrants sans sonnerie vers la messagerie vocale ou un autre numéro. Transfert programme : permet de définir un renvoi selon des règles (date spécifique, fréquence, jours de la semaine), avec possibilité de plage horaire ou toute la journée, utile pour absences ponctuelles, télétravail, rotations.
8. 05:43
   Renvois non réponse non connexion occupation et sonnerie simultanée : Renvoi sur non réponse : s'active si l'appel n'est pas décroche après un délai, puis bascule vers messagerie ou numéro externe. Renvoi sur non connexion : s'applique si le téléphone est inaccessible (réseau, déconnexion, appareil éteint) pour assurer la continuite. Renvoi sur occupation : s'applique si la ligne est déjà en communication ou si Ne pas déranger est active. Double appel : autorisé ou non plusieurs appels en parallèle ; s'il est désactivé, les appels supplémentaires suivent le renvoi d'occupation. Sonnerie simultanée : fait sonner un autre numéro en même temps que la ligne principale (mobile, fixe externe, etc) pour rester joignable.
9. 07:17
   Messagerie vocale activation message d'accueil et options : Dans Messagerie vocale, vous choisissez si la ligne peut recevoir des messages. Si l'option est activée, les appelants peuvent laisser un message quand l'utilisateur ne répond pas. Vous pouvez personnaliser le message d'accueil en l'enregistrant depuis le navigateur ou en important un fichier MP3 ou WAV, dans la limite d'une minute. Si vous ne personnalisez pas, l'annonce par défaut est utilisee. Options utiles : annoncer le numéro de l'appelant avant lecture, et définir une suppression automatique des messages (fréquence).
10. 08:26
    Messagerie email notifications et accès PIN : Vous pouvez activer l'envoi des messages vocaux par email : chaque message est transmis à l'adresse définie. Options complémentaires : notification d'appel sans message, alerte messagerie pleine, et suppression automatique après envoi pour éviter la saturation. Gestion de l'accès : forcer la demande d'un code PIN avant écoute, modifier ce code, et autoriser ou non l'accès depuis un autre numéro de téléphone.

Ressources

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