Gestion des utilisateurs (Sophia)

Étapes (avec timecodes)

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1. 00:10
   Vue d ensemble et navigation : Vous arrivez sur la fiche de parametrage d un utilisateur de telephonie hebergee. L interface est decoupee en plusieurs sections pour naviguer facilement et modifier la configuration (informations generales, parametres, renvois, messagerie vocale, etc). L objectif est de definir comment l utilisateur est joignable et comment ses appels sont traites en cas d absence.
2. 00:30
   Informations generales numero principal et numeros associes : Dans Informations generales, vous gerez la joignabilite. En plus du numero principal, vous pouvez ajouter des numeros associes. Ces numeros servent a joindre l utilisateur, mais aussi (si besoin) a etre presentes comme numero sortant. Vous pouvez aussi definir des numeros abreges, utiles comme raccourcis de numerotation interne. Pour modifier, utilisez le bouton Modifier.
3. 00:51
   Modifier numeros et equipement puis enregistrer : Depuis l ecran de modification, vous pouvez ajouter ou retirer des numeros associes, ajouter ou retirer des numeros abreges, et ajouter un commentaire si necessaire. Validez ensuite avec Enregistrer pour confirmer. Enfin, vous pouvez associer un equipement (telephone) a ce compte utilisateur parmi ceux enregistres sur le site.
4. 01:23
   Parametres touches de fonction : Dans la section Parametres, les touches de fonction permettent de configurer l affichage et les actions du telephone. Trois types sont mis en avant : Raccourci (numerotation rapide vers un contact), Espace (case vide pour structurer l ecran), et Supervision (BLF) pour surveiller l etat d un collaborateur (disponible, en communication, etc). Vous pouvez ajouter autant de touches que necessaire, dans la limite du nombre de touches supportees par le telephone.
5. 02:08
   Parametres audio numero presente et ne pas deranger : Dans Audio, vous personnalisez les messages et tonalites utilisees pendant les appels. Audio occupe : message joue quand la ligne est deja en communication. Retour de sonnerie : tonalite ou message entendu par l appelant pendant que le poste sonne. Audio en attente : message ou musique diffusee quand un appel est mis en attente. Pour modifier un audio, cliquez sur l icone crayon et choisissez un fichier depuis la Mediatheque. Dans Numero presente (CLI), vous choisissez ce qui s affiche chez le correspondant en sortie : un numero associe, le numero du site, un autre numero autorise, ou meme un numero masque. Enfin, Ne pas deranger bloque les appels entrants.
6. 03:29
   Parametres avances appels simultanes et affichages : Les parametres avances influent directement sur le comportement des appels. Nombre maximum d appels simultanes : limite le nombre d appels que le poste peut recevoir en parallele. Au dela de la limite, les appels suivants basculent vers le traitement defini (messagerie, file, renvoi selon site). Affichage complementaire en appel entrant : en plus du numero appelant, vous pouvez choisir d afficher par exemple le nom (si connu), le numero appele (utile si plusieurs SDA), un SIP associe, ou le nom de la personne appelee. Enfin, en cas de redirection (appel arrive apres un renvoi), vous pouvez choisir d afficher l identite complete, seulement l appelant, ou masquer totalement les identites pour eviter les confusions (groupe, SVI, astreinte, etc).
7. 05:04
   Renvois d appel direct et programme : Dans Renvois d appel, vous configurez les renvois selon le contexte ou l etat de la ligne. Renvoi direct : transfere immediatement tous les appels entrants sans sonnerie vers la messagerie vocale ou un autre numero. Transfert programme : permet de definir un renvoi selon des regles (date specifique, frequence, jours de la semaine), avec possibilite de plage horaire ou toute la journee, utile pour absences ponctuelles, teletravail, rotations.
8. 05:43
   Renvois non reponse non connexion occupation et sonnerie simultanee : Renvoi sur non reponse : s active si l appel n est pas decroche apres un delai, puis bascule vers messagerie ou numero externe. Renvoi sur non connexion : s applique si le telephone est inaccessible (reseau, deconnexion, appareil eteint) pour assurer la continuite. Renvoi sur occupation : s applique si la ligne est deja en communication ou si Ne pas deranger est active. Double appel : autorise ou non plusieurs appels en parallele ; s il est desactive, les appels supplementaires suivent le renvoi d occupation. Sonnerie simultanee : fait sonner un autre numero en meme temps que la ligne principale (mobile, fixe externe, etc) pour rester joignable.
9. 07:17
   Messagerie vocale activation message d accueil et options : Dans Messagerie vocale, vous choisissez si la ligne peut recevoir des messages. Si l option est activee, les appelants peuvent laisser un message quand l utilisateur ne repond pas. Vous pouvez personnaliser le message d accueil en l enregistrant depuis le navigateur ou en important un fichier MP3 ou WAV, dans la limite d une minute. Si vous ne personnalisez pas, l annonce par defaut est utilisee. Options utiles : annoncer le numero de l appelant avant lecture, et definir une suppression automatique des messages (frequence).
10. 08:26
    Messagerie email notifications et acces PIN : Vous pouvez activer l envoi des messages vocaux par email : chaque message est transmis a l adresse definie. Options complementaires : notification d appel sans message, alerte messagerie pleine, et suppression automatique apres envoi pour eviter la saturation. Gestion de l acces : forcer la demande d un code PIN avant ecoute, modifier ce code, et autoriser ou non l acces depuis un autre numero de telephone.

Ressources

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