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Sélectionner le site sur lequel créer votre groupe d'appels
L’interface administrateur de Sophia suit une arborescence par site. Cliquez sur le site concerné par la création du groupe d’appels.
Ajouter un groupe d'appels
Cliquez d’abord sur « Groupes d’appels » sur la barre latérale gauche. L’ensemble de vos groupes d’appels va ainsi apparaître. Cliquez ensuite sur l’icône « + » pour ajouter un groupe d’appels.
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Sélectionner l’option avancée
Après avoir nommé votre groupe d’appels, vous pouvez choisir le mode simple ou avancé. La différence? L’option Avancée vous donne accès à :
- Une liste d’attente pour le traitement de vos appels entrants
- L’accès à des statistiques d’appels avancées sur vos appels entrants
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Affecter un numéro de téléphone
Un groupement d’appels doit être associé à un, ou plusieurs, numéros de téléphone. Choisissez parmi les numéros dont vous disposez en cliquant sur Numéros.
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Définir le mode de distribution des appels
Il existe plusieurs façons de router un appel qui arrive sur le groupement de lignes téléphoniques :
- Distribution linéaire : toutes les lignes du groupe reçoivent l’appel simultanément. Le premier à décrocher est le premier à prendre en charge cet appel.
- Distribution séquentielle : les lignes sonnent les unes après les autres selon un ordre prédéfini.
- Distribution par sollicitation : seules les lignes les moins sollicitées reçoivent l’appel.
Au niveau de l’onglet Gestion des membres, sélectionnez le mode de distribution qui vous convient pour ce groupement d’appels.
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Ajouter des membres
Choisissez les collaborateurs de votre entreprise qui composeront votre groupe d’appels. Pour cela, au niveau de « ajouter un membre » choisissez « utilisateur » et cliquez sur Sélectionner pour choisir.
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Définir le traitement des appels si aucune ligne téléphonique du groupe ne répond
Indiquez le délai au delà duquel un appel est considéré comme non traité. Puis choisissez l’action à enclencher :
- Raccrocher : passé le délai, l’appel est raccroché.
- Jouer un message : l’appel est orienté vers un message (que vous pouvez télécharger au format mp3 par exemple).
- Renvoyer l’appel vers : l’appel est renvoyé vers un autre numéro (qui lui-même peut renvoyer sur un autre groupement de lignes téléphoniques).
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Paramétrer la file d’attente téléphonique
Comme mentionné plus haut, vous disposez d’une file d’attente en choisissant le groupe d’appels avancé. Définissez la taille de votre file d’attente téléphonique. Indiquez également le traitement des appels, une fois ce volume dépassé : raccrocher, jouer un message ou renvoyer vers un autre numéro de téléphone.
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Sauvegardez
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